第一章 总则
第一条 为规范海南热带海洋学院教育基金会（以下简称基金会）的议事程序，实现基金会工作的科学决策、民主决策，确保各类会议工作高质量、高效率开展，根据《海南热带海洋学院教育基金会章程》（以下简称章程）等有关规定，结合制基金会工作实际，制定本规则，旨在确定基金会的工作程序和工作方法。
第二章 会议制度
第二条 基金会会议主要包括理事会、理事长办公会。
第三条 理事会是基金会的决策机构，依法行使章程规定的职权。
会议由理事长召集并主持，原则上每年至少召开 2 次，应有超过三分之二的理事出席。会议可采用线上（视频会议、微信会议）线下相结合的形式。在理事长不能出席的特殊情况下，经其同意，可以由副理事长负责召集并主持会议。经理事长提议，可临时召开理事会。或经三分之一以上的理事书面提议，可临时召开理事会。临时理事会在理事长不能召集时，提议开会的理事可共同推选召集人。监事列席理事会会议，有权向理事会提出质询和建议。
第四条 理事长办公会主要对拟提请理事会审议的重要工作事项进行研究，确定提交理事会审议的议题，研究决定无需理事会审议的基金会日常工作事项。理事长办公会由理事长、秘书长、副秘书长及相关人员组成，由理事长根据工作需要召集并主持，原则上每季度召开一次。
第五条 上述会议根据会议议程需要，可邀请相关单位人员列席会议。列席人员有发言权，但没有表决权。
第六条 秘书处负责基金会会议的全部会务工作，并负责议决事项的落实及执行情况的反馈
第三章 议事范围
第七条 理事会议事范围包括：
（一）制定和修改章程；
（二）选举、罢免理事长、副理事长、秘书长；
（三）决定由秘书长提名的副秘书长和各机构负责人的聘任；
（四）确定本基金会的工作方针、任务和计划；
（五）决定重大业务活动计划，包括资金的募集、管理和使用计划；
（六）制定内部管理制度；
（七）年度收支预算及决算审定；
（八）听取、审议秘书长的工作报告和财务报告，检查秘书长的工作；
（九）决定设立办事机构、分支机构、代表机构；
（十）决定基金会的分立，合并和终止；
（十一）决定基金会其他重大事项。
第八条 理事长办公会议事范围包括：
（一）检查总结理事会决定事项的进展情况；
（二）研究基金的募集、管理、使用和投资过程中的具体问题；
（三）议定需要提请理事会审议的事项；
（四）推荐或变更理事会有关人员的建议；
（五）落实并跟进理事会、理事长办公会的决议；
（六）审议相关支出及其他日常办公事宜；
（七）其他需要解决的问题。
第四章 会议议题准备
第九条 理事会召集人应在会议召开前5个工作日将会议通知、会议议程草案及有关文件送达所有理事及监事；临时召集的特别会议，可以临时通知。
理事有权就会议议程提出建议，建议应以书面形式在会议召开前3日提交。
第十条 理事长办公会议题由理事长提出，或由秘书长提议。
第五章 议事规则及会议纪律
第十一条 理事会、理事长办公会实行民主集中制，坚持科学决策、民主决策、依法决策，防止个人或少数人专断和议而不决、决而不行。
第十二条 理事会须有三分之二以上理事出席方能召开；理事会决议须经出席理事过半数通过方为有效。下列重要事项的决议，须经出席理事表决，三分之二以上通过方为有效:
（一）章程的修改；
（二）选举或者变更理事长、副理事长、秘书长；
（三）章程规定的重大募捐、投资活动；
（四）基金会的分立、合并或终止。
第十三条 半数以上的与会理事认为提案不明确、不具体，或者因会议材料不充分等其他事由导致其无法对有关事项做出判断时，可以提请会议召集人暂缓表决。提议暂缓表决的理事应当对提案再次提交审议应满足的条件提出明确要求。
第十四条 由任何一名理事提出并经二名理事附议均可提起临时
动议；该临时动议被列为正式议程后，附议的内容可作为动议或决议草案，进行讨论及付诸表决。动议或决议草案，在未经表决前，可以随时撤回。
第十五条 理事长办公会参照本章第十二条、第十三条、第十四条执行。
第十六条 加强组织纪律，严格保密制度。议题中如有涉及关联交易事项，或涉及直系亲属关系等情况，相关人员须回避。
第六章 会议记录及纪要
第十七条 会议记录以文字为主，必要时辅以录音或录像。会议记录须完整、详实、规范，准确记录发言人的意见和会议结论。
第十八条 秘书处负责依据理事会、理事长办公会的会议记录，整理形成会议纪要的初稿，经会议主持人审定后，由出席会议人员审阅并签名。
第十九条 理事会决议违反法律、法规或章程规定，或致使基金会遭受损失的，参与决议的理事应承担责任。但可证明在表决时表明异议并有明确记载于纪要或记录的，该理事可免除责任。
第七章 附则
第二十条 经三分之二以上理事同意，理事会可对本议事规则进行修改。
第二十一条 本规则由理事会负责解释。
第二十二条 本规则自印发之日起施行。